Tupoksi

   1. Sekretaris Dewan


  • Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan dibidang umum, risalah dan penataan persidangan, keuangan serta hubungan masyarakat dan protokoler kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. 

 

  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai fungsi : 

    1. Menyiapkan konsep penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar penyelenggaraan pelayanan dibidang umum, risalah dan penataan persidangan, keuangan serta hubungan masyarakat, protokoler dan dokumentasi kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    2. Menyelenggarakan pelayanan dibidang umum, risalah dan penataan persidangan, keuangan serta hubungan masyarakat, protokoler dan dokumentasi kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
    3. Menyelenggarakan / memfasilitasi kegiatan maupun rapat – rapat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    4. Meyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli dan kelompok pakar / tim pakar yang diperlukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
    5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya;
    6. Memberi masukan yang perlu kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah sesuai tugas dan fungsinya;
    7. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai peraturan per Undang-undangan yang berlaku.

 Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Mempunyai tugas:


    1. Menerima petunjuk / arah sesuai disposisi pimpinan;
    2. Mendisposisikan surat kepada bawahan sesuai bidang tugasnya;
    3. Memberi petunjuk, arahan, membimbing serta membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar, disiplin, harmonis, aman dan tertib;
    4. Menyusun program kerja dan rencana anggaran Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
    5. Menyusun petunjuk pelaksanaan / teknis kegiatan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    6. Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan, pengawasan dan pengendalian terhadap tugas-tugas pada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    7. Melakukan pembinaan, pengawasan dan memotivasi kepada bawahan;
    8. Menyelenggarakan / memfasilitasi segala urusan dan kegiatan dalam penyelenggaraan Rapat Paripurna, Rapat Pimpinan DPRD, Rapat Komisi, Rapat Badan Musyawarah, Rapat Badan Anggaran, Rapat Panitia Khusus, Rapat Badan Pembentukan Perda dan Rapat Badan Kehormatan Dewan, serta rapat-rapat lainnya;
    9. Melaksanakan koordinasi terhadap semua kegiatan-kegiatan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dengan semua unsur terkait dalam melaksanakan tugas Kesekretariatan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah maupun kepada pihak eksekutif.
    10. Mensistematiskan dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan yang diputuskan Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam bentuk naskah;
    11. Menyiapkan penyusunan laporan tahunan maupun laporan lima tahunan menjelang berakhirnya masa bakti Dewan Perwakilan Rakyat Daerah tentang kegiatan serta produk – produk yang dihasilkan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
    12. Menyelenggarakan pengelolaan administratif keuangan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    13. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Pimpinan DPRD / atasan tentang  langkah – langkah yang perlu diambil sesuai dengan peraturan per Undang-Undangan dan ketentuan yang berlaku.
    14. Membuat laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Pimpinan DPRD / atasan.
    15. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan SKP;
    16. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Pimpinan DPRD / atasan. 

Untuk melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada poin (2) dan (3), Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dibantu oleh :

  1. Kepala Bagian Umum;
  2. Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan PerUndang – undangan
  3. Kepala Bagian Keuangan.
  4. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokoler.

 2. Kepala Bagian Umum


  • Kepala Bagian Umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam melaksanakan pengurusan tata usaha dan kearsipan, kepegawaian dan rumah tangga, perlengkapan dan perawatan serta urusan dalam. 

    1. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada poin (1), Kepala Bagian Umum mempunyai fungsi :
    2. Mengkaji bahan / data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan ketentuan dan standar penyelenggaran urusan tata usaha dan kearsipan,  kepegawaian dan rumah tangga, perlengkapan dan perawatan serta urusan dalam Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    3. Menyelenggarakan urusan tata usaha dan kearsipan Kepegawaian dan rumah tangga, perlengkapan dan perawatan serta urusan dalam Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
    5. Memberi masukan yang perlu kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;
    6. Melaporkan dan mempertanggungjawababkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai standar yang ditetapkan. 

  •  Kepala Bagian Umum Mempunyai Tugas :

    1. Menerima petunjuk / arahan sesuai dengan disposisi atasan;
    2. Mendisposisikan surat kepada bawahan sesuai bidang tugasnya;
    3. Memberikan petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib;
    4. Mengkoordinir pelaksanaan tugas dibidang pelayanan umum sesuai ketentuan yang berlaku;
    5. Melaksanakan koordianasi dengan bagian lainnya terkait dalam rangka penyelesaian kegiatan yang akan di laksanakan guna kelancaran tugas;
    6. Menyusun standar operasional prosedur (SOP) pelaksanaan tugas bagian Umum;
    7. Menyusun Rencana kerja tahunan bagian umum;
    8. Mengelola dan mengawasi terhadap urusan surat menyurat yang diperlukan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta ketatausahaan lainnya;
    9. Menyelenggarakan, kebersihan dan ketertiban lingkungan Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    10. Menyelenggarakan inventarisasi, kendaraan dinas, gedung kantor, peralatan dan perlengkapan lainnya;
    11. Mengawasi pemakaian kendaraan dinas, peralatan dan penggunaan bahan bakar minyak agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
    12. Mengawasi persiapan rencana perjalanan dinas bagi Pimpinan maupun Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    13. Mempersiapkan penyelenggarakan tertib administrasi dan membuat / menghimpun laporan tahunan maupun berkala;
    14. Menyusun rencana strategi ( Renstra) Sekretariat DPRD;
    15. Mengatur persiapan peralatan / perlengkapan dan fasilitas pertemuan / resepsi / upacara dan kendaraan tamu Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    16. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah tentang langkah – langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku;
    17. Membuat laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
    18. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan SKP;
    19. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. 

 

Untuk melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada poin (2) dan ayat (3), Kepala Bagian Umum dibantu oleh :

  1. Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kearsipan;
  2. Kepala Subbagian Perlengkapan dan Perawatan;
  3. Kepala Subbagian Kepegawaian dan Rumah Tangga; 

  •  Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan Mempunyai Tugas :

    1. Menyusun Program Kerja Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan sebagai acuan pelaksanaan tugas;
    2. Menyusun Standar Operasional Publik (SOP) Pelaksanaan Tugas dan Pelayanan pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan;
    3. Melaksanakan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) Pelaksanaan Tugas pada Sub Bagian Tata Usaha dan Kearsipan;
    4. Melaksanakan koordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait dalam rangka penyelarasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    5. Mengumpulkan, mengarsipkan dan mengolah data Tata Usaha dan Kearsipan;
    6. Mempersiapkan proses Surat Keluar DPRD dan Sekretariat DPRD;
    7. Melaksanakan Pencatatan, Pengarsipan, Memeriksa kelengkapan dan menanda tangani tanda terima Surat Masuk DPRD dan Sekretariat DPRD;
    8. Memberikan lembaran disposisi surat dan meneruskan surat kepada Sekretaris DPRD dan Pimpinan DPRD;
    9. Menindak lanjuti surat dan mendistribusikan surat sesuai isi disposisi Sekretaris DPRD dan Pimpinan DPRD;
    10. Mengelola administrasi Kearsipan Sekretariat DPRD guna kelancaran pelaksanaan tugas dan pelayanan;
    11. Mempersiapkan administrasi perjalanan dinas bagi Pimpinan dan Anggota DPRD Kab. Serdang Bedagai;
    12. Mempersiapkan administrasi Rapat Kerja DPRD, Rapat Dengar Pendapat, Rapat Paripurna DPRD, Rapat Konsultasi Pimpinan DPRD dan Rapat Alat Kelengkapan DPRD;
    13. Mempersiapkan Undangan Rapat Paripurna Istimewa DPRD dalam rangka HUT RI, Hari Jadi Kabupaten Serdang Bedagai, Pelantikan Pimpinan dan Anggota DPRD, Pengunduran Diri Pimpinan dan Anggota DPRD;
    14. Memberikan penilaian terhadap hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
    15. Membuat laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Atasan. 

  •  Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga Mempunyai Tugas :

    1. Menyusun Program Kerja Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga sebagai acuan pelaksanaan tugas;
    2. Menyusun Standar Operasional Publik (SOP) Pelaksanaan Tugas dan Pelayanan pada Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga;
    3. Melaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) Pelaksanaan Tugas pada Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga;
    4. Melaksanakan koordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait dalam rangka penyelarasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    5. Melaksanakan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian dan Rumah Tangga;
    6. Pengurusan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) Kendaraan Dinas Mobil Jabatan dan Mobil Pool Sekretariat DPRD;
    7. Mengendalikan Pemakaian Kendaraan Dinas, Mobil Jabatan dan Mobil Pool Sekretariat DPRD;
    8. Mengendalikan Penggunaan Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Perawatan serta Pemeliharaan Kendaraan Dinas sesuai dengan Anggaran dan ketentuan yang berlaku;
    9. Mempersiapkan Pelaksanaan Acara Open House Pimpinan DPRD;
    10. Mempersiapkan dan membuat Dokumen Administrasi Pelaksanaan Kegiatan Kepegawaian dan Rumah Tangga Sekretariat DPRD;
    11. Memfasilitasi Pembuatan Kartu Identitas Asuransi DPRD;
    12. Mempersiapkan konsumsi dan peralatan rumah tangga untuk penyelenggaraan Rapat Alat Kelengkapan DPRD, Rapat Kerja, Rapat Dengar Pendapat, Rapat Konsultasi, Rapat Pimpinan DPRD dan Rapat Paripurna DPRD;
    13. Mempersiapkan Konsumsi bagi Tamu Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD;
    14. Melaksanakan urusan rumah tangga DPRD dan Sekretariat DPRD;
    15. Membuat Daftar Urut Kepangkatan PNS di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    16. Menyusun laporan kinerja PNS di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    17. Membuat Rekapitulasi Daftar Hadir, Apel Pagi dan Laporan Kinerja PNS di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    18. Menyampaikan Usulan Kenaikan Gaji Berkala PNS di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    19. Memfasilitasi terciptanya stabilitas organisasi dan disiplin PNS di Sekretariat DPRD Kab. Serdang Bedagai;
    20. Mengkoordinir Kebersihan Ruangan, Gedung dan halaman serta Perawatan Taman di Lingkungan Sekretariat DPRD dan DPRD;
    21. Memberi tugas dan petunjuk kepada bawahan untuk meningkatkan profesionalisme dan kelancaran pelaksanaan tugas;
    22. Mengawasi pelaksanaan tugas cleaning service / petugas kebersihan;
    23.  Memberikan penilaian terhadap hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
    24. Membuat laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    25. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Atasan.

  • Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Perawatan :

    1. Menyusun Program Kerja Sub Bagian Perlengkapan dan Perawatan sebagai acuan pelaksanaan tugas;
    2. Menyusun Standar Operasional Publik (SOP) Pelaksanaan Tugas dan Pelayanan pada Sub Bagian Perlengkapan dan Perawatan;
    3. Melaksanaan Standar Pelayanan Publik (SPP) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) Pelaksanaan Tugas pada Sub Bagian Perlengkapan dan Perawatan;
    4. Melaksanakan koordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait dalam rangka penyelarasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    5. Mempersiapkan bahan dalam rangka menyusun laporan pelaksanaan program kebutuhan perlengkapan dan perawatan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    6. Menerima, Mengeluarkan dan Memelihara barang di Lingkungan Sekretariat DPRD ;
    7. Membuat Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa di lingkungan Sekretariat DPRD;
    8. Melakukan pengecekan secara berkala atas barang – barang dan aset di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    9. Mendata dan menginvetarisir kondisi barang dan asset di lingkungan Sekretariat DPRD;
    10. Mengusulkan perbaikan barang dan asset yang mengalami kerusakan;
    11. Mengarsipkan dokumen – dokumen pengadaan barang dan jasa;
    12. Mempersiapkan kelengkapan dokumen / surat menyurat dalam rangka pendistribusian barang serta melakukan pengeluaran barang barang di Lingkungan Sekretariat DPRD;
    13. Mengusulkan Perawatan dan Perbaikan Gedung dan peralatan kantor di lingkungan Sekretariat DPRD;
    14. Menginventarisasi semua perlengkapan dan peralatan kantor di lingkungan Sekretariat DPRD;
    15. Menyediakan sarana perawatan perlengkapan kantor di lingkungan Sekretariat DPRD;
    16. Menyediakan perlengkapan dan peralatan untuk penyelenggaraan Rapat Alat Kelengkapan, Rapat Kerja, Rapat Dengar Pendapat, Rapat Konsultasi, Rapat Pimpinan DPRD dan Rapat Paripurna DPRD;
    17. Memberikan tugas dan petunjuk kepada bawahan untuk meningkatkan profesionalisme dan kelancaran pelaksanaan tugas serta Memberikan penilaian terhadap hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP);
    18. Membuat laporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    19. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Atasan; 

3.  Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Per Undang-Undangan


  • Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan persiapan dan penyelenggaraan persidangan, rapat-rapat, pembuatan dan pendokumentasian risalah/ notulen/ catatan rapat, penyajian bahan dan penyempurnaan penyusunan Keputusan DPRD dan Keputusan Pimpinan DPRD, dan Penyajian Jaringan Data Informasi Peraturan Daerah/ Peraturan DPRD. 

 

  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada poin (1), Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan mempunyai fungsi : 

    1. Mengkoordinasikan dan menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam persiapan dan penyelenggaraan rapat-rapat DPRD, rapat-rapat alat kelengkapan DPRD dan pembuatan risalah/ notulen/ catatan rapat;
    2. Mengkoordinir pendokumentasian realisasi pelaksanaan program kerja DPRD dalam bentuk risalah/ notulen/ catatan rapat/ laporan kunjungan kerja serta penyajian secara online dalam bentuk Agenda Kegiatan DPRD pada Website DPRD;
    3. Mengkaji bahan/ data untuk penyusunan dan berkoordinasi dengan bagian hukum setdakab untuk penyempurnaan kebijakan untuk dapat disajikan sebagai bahan penyusunan Rancangan Peraturan Daerah/ Rancangan Peraturan DPRD;
    4. Menyajikan Peraturan Daerah/ Peraturan DPRD yang telah disahkan dalam bentuk penyajian Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH);
    5. Menghimpun Peraturan Daerah, Peraturan DPRD, dan Peraturan Perundang-undangan lainnya yang menjadi sumber hukum penyelenggaraan pemerintahan;
    6. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris DPRD sesuai bidang tugas dan fungsinya;
    7. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Sekretaris DPRD;
    8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.

  • Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-Undangan Mempunyai Tugas :

    1. Menerima petunjuk/ arahan sesuai dengan disposisi atasan;
    2. Mendisposisi surat kepada bawahan sesuai bidang tugasnya;
    3. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib;
    4. Menyusun rencana kerja tahunan Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan dengan mengacu kepada Rencana Kerja Tahunan DPRD;
    5. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pelaksanaan tugas Bagian Persidangan dalam penyelenggaraan rapat-rapat DPRD baik di dalam maupun di luar gedung kantor;
    6. Mempersiapkan bahan pelaksanaan rapat-rapat DPRD baik di dalam maupun di luar gedung kantor DPRD;
    7. Menghimpun dan mengkaji bahan dalam penyempurnaan penyusunan Rancangan Peraturan Daerah/ Rancangan Peraturan DPRD/ Rancangan Keputusan DPRD/ Rancangan Keputusan Pimpinan DPRD dan Rencana Kerja Tahunan DPRD;
    8. Menghimpun Peraturan Daerah/ Peraturan DPRD yang telah disahkan untuk dapat disajikan kepada publik dalam bentuk Buku dan secara online di Website DPRD;
    9. Mengkoordinir penyusunan laporan kegiatan alat kelengkapan DPRD setiap bulan sebagai bahan evaluasi untuk dapat disajikan kepada publik dalam website DPRD;
    10. Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait bidang tugasnya;
    11. Melakukan rapat berkala dengan para Kepala Sub Bagian untuk menginvetarisir masalah dalam pelaksanaan tugas untuk mendapat penyelesaian agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan tertib;
    12. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris DPRD tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
    13. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Sekretaris DPRD;
    14. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 

 

  • Untuk melaksanakan Fungsi dan Tugas sebagaimana dimaksud pada poin (2) dan (3), Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan dibantu oleh :
  1. Kepala Sub Bagian Rapat dan Persidangan;
  2. Kepala Sub Bagian Risalah dan Pelaporan;
  3. Kepala Sub Bagian Hukum dan Perundang-undangan. 

  •  Kepala Sub Bagian Rapat dan Persidangan, Mempunyai Tugas:

    1. Menerima petunjuk/ arahan sesuai dengan disposisi atasan;
    2. Menyusun Rencana Kerja Tahunan pada Sub Bagian Rapat dan Persidangan berdasarkan Program Kerja agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan tertib;
    3. Mempersiapkan tempat, alat, materi dan daftar hadir pada pelaksanaan rapat-rapat DPRD dan kunjungan kerja DPRD sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar dan tertib;
    4. Menyusun draft pengantar acara (guider) rapat paripurna DPRD sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk disampaikan kepada atasan agar mendapat penyempurnaan;
    5. Merekapitulasi dan mendokumentasikan program kerja alat kelengkapan DPRD yang telah disusun setiap bulannya berdasarkan jadwal kerja yang telah diputuskan oleh Badan Musyawarah DPRD, untuk disajikan sebagai agenda kerja DPRD ke dalam Website DPRD;
    6. Mengkoordinir kegiatan Reses DPRD di setiap Daerah Pemilihan.
    7. Melaksanakan koordinasi dengan unit-unit kerja yang terkait dibidang tugasnya;
    8. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
    9. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan.
    10. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    11. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan; 

  •  Kepala Sub Bagian Risalah dan Pelaporan, Mempunyai Tugas :

    1. Menerima petunjuk/ arahan sesuai dengan disposisi atasan;
    2. Menyusun rencana kerja tahunan Sub Bagian Risalah dan Pelaporan berdasarkan rencana kerja tahunan Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan tertib;
    3. Mengikuti dan mencatat resume rapat-rapat DPRD sesuai dengan Standar Operasional Prosedur agar risalah dan notulen rapat dapat terdokumentasikan dengan baik;
    4. Melaksanakan pembuatan notulen rapat, risalah rapat paripurna DPRD dan laporan kunjungan kerja DPRD agar dapat didokumentasikan setiap bulannya;
    5. Mendokumentasikan risalah, notulen rapat dan laporan kunjungan kerja DPRD sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk dapat disajikan sebagai informasi publik ke dalam Website DPRD;
    6. Merekapitulasi kegiatan rapat-rapat alat kelengkapan DPRD dan rapat paripurna DPRD sebagai bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);
    7. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
    8. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    9. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    10. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan. 

  •  Kepala Sub Bagian Hukum dan Perundang-Undangan, Mempunyai Tugas :

    1. Menerima petunjuk/ arahan sesuai dengan disposisi atasan.
    2. Menyusun rencana kerja tahunan Sub Bagian Hukum dan Perundang-undangan berdasarkan rencana kerja tahunan Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan tertib;
    3. Menyusun dan menyajikan bahan dalam penyempurnaan Rancangan Peraturan Daerah/ Rancangan Peraturan DPRD sebagai bahan pertimbangan kepada Badan Pembentukan Peraturan Daerah dalam penyusunan Program Pembentukan Peraturan Daerah;
    4. Menyusun dan mengkaji penyempurnaan Rancangan Keputusan DPRD/ Rancangan Keputusan Pimpinan DPRD untuk disampaikan kepada atasan agar mendapat penyempurnaan;
    5. Menghimpun dan mempelajari teknis, buku-buku produk hukum dan peraturan perundang-undangan dan buku referensi lainnya yang berhubungan dengan bidang tugasnya;
    6. Menghimpun dan mendokumentasikan Peraturan Daerah/ Peraturan DPRD yang telah disahkan sebagai informasi kepada publik dalam bentuk Buku dan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) ke dalam Website DPRD;
    7. Mempersiapkan pelaksanaan sosialisasi Peraturan Daerah/ Peraturan DPRD kepada publik;
    8. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
    9. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan.
    10. Menilai hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian dalam pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP).
    11. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan. 

 4. Kepala Bagian Keuangan


  • Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan anggaran, pembukuan, penatausahaan keuangan, pelaporan dan pertanggung jawaban keuangan Sekretariat DPRD dan keuangan DPRD.  

 

  • Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Kepala Bagian Keuangan Mempunyai Fungsi :  

    1. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Sekretariat DPRD dan DPRD;
    2. penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA);
    3. Penyusunan Penetapan Kinerja (PK);
    4. Pelaksanaan penatausahaan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD;
    5. Pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD.
    6. Pengurusan keuangan untuk kegiatan DPRD dan Sekretariat  DPRD.
    7. Penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan;
    8. Pelaksanaan administrasi keuangan dan pembayaran gaji DPRD, aparatur sipil negara dan tenaga kontrak;
    9. Pelaksanaan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ ) keuangan;
    10. Penyusunan laporan keuangan;
    11. Penyusunan dan pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP);
    12. Penginventarisasian permasalah-permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai dengan bidang tugasnya;
    13. Pengevaluasian dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; dan
    14. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai tugas pokoknya. 

 

  • Untuk melaksanakan Fungsi dan Tugas sebagaimana dimaksud pada poin (1), Kepala Bagian Keuangan dibantu oleh :
  1. Sub Bagian Perencanaan Program dan Akuntabilitas
  2. Sub Bagian Perbendaharaan
  3. Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi 

  •  Sub Bagian Perencanaan Program dan Akuntabilitas, Mempunyai Tugas : 

    1. Perencanaan program kerja Sub Bagian Penyusunan Program dan Akuntabilitas;
    2. Melaksanakan kordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait penyelerasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    3. Pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    4. Pemberian penilaian hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    5. Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) pelaksanaan tugas dan pelayanan pada Sub Bagian Penyusunan Program dan Anggaran;
    6. Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dan Standar Operasional dan Prosedur (SOP);
    7. Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja (Renja);
    8. Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA);
    9. Penyusunan dan pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA);
    10. Penyusunan Penetapan Kinerja (PK);
    11. Penyusunan laporan pelaksanaan program dan kegiatan;
    12. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP);
    13. Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ);
    14. Penyusunan Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD);
    15. Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD);
    16. Penyiapan bahan penyusunan Rancangan Anggaran DPRD dan Perubahan Anggaran DPRD berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
    17. Penyiapan Surat Penyediaan Dana (SPD) berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
    18. Penyusunan dan penyampaian laporan keuangan triwulan, semesteran dan akhir tahun, neraca dan Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK).
    19. Penginventarisasian permasalah-permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai dengan bidang tugasnya;
    20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan ;  

  •  Sub Bagian Perbendaharaan, Mempunyai Tugas : 

    1. Penyusunan program kerja Sub Bagian Perbendaharaan;
    2. Melaksanakan kordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait penyelerasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    3. Pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    4. Pemberian penilaian hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    5. Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) pelaksanaan tugas dan pelayanan pada Sub Bagian Perbendaharaan;
    6. Melaksanakan penatausahaan keuangan Sekretariat DPRD dan DPRD;
    7. Penerimaan SPP UP, TU, GU dan LS dari bendahara pengeluaran;
    8. Pencatatan SPP ke dalam rigester penerimaan SPP;
    9. Memeriksa dan meneliti SPP UP, TU, GU dan LS serta menyiapkan surat penolakan penerbitan SPM jika SPP yang diajukan oleh bendahara pengeluaran tidak lengkap;
    10. Menyiapkan SPM UP, SPM GU, SPM TU dan SPM LS untuk disampaikan kepada PPK yang selanjutnya dimohonkan tanda tangan kepada pengguna anggaran;
    11. Pencatatan SPM ke dalam rigester SPM;
    12. Menyampaikan laporan penggunaan anggaran;
    13. Memeriksa dan meneliti terhadap laporan Bendahara Pengeluaran  dan Bendahara Gaji Sekretariat DPRD;
    14. Menyusunan administrasi dan pelaksanaan pembayaran gaji pegawai Sekretariat DPRD dan Anggota DPRD;
    15. Menginventarisir permasalah – permasalahan dan menyiapkan data / bahan pemecahan masalah sesuai dengan bidang tugasnya;
    16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 

  •  Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi, Mempunyai Tugas : 

    1. Menyusun program kerja Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi.
    2. Melaksanakan kordinasi dengan Sub Bagian lainnya terkait penyelerasan kegiatan yang akan dilaksanakan guna kelancaran tugas;
    3. Pemberian tugas dan petunjuk kepada bawahan untuk meningkatkan profesionalisme dan kelancaran pelaksanaan tugas;
    4. Pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada atasan;
    5. Pemberian penilaian hasil pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP);
    6. Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) pelaksanaan tugas dan pelayanan pada Sub Bagian Pembukuan dan Verifikasi;
    7. Melaksanakan verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;
    8. Memeriksa dan meneliti terhadap laporan Bendahara Pengeluaran Sekretariat DPRD;
    9. Melaksanakan verifikasi belanja aparatur, modal dan barang/jasa;
    10. Memeriksa dan meneliti dokumen yang berkaitan dengan belanja aparatur, modal dan barang/jasa;
    11. Penelitian dan pengevaluasian dokumen yang berkaitan dengan pembayaran, SPJ realisasi belanja;
    12. Pencatatan hasil pengesahan baik dokumen SPJ/bukti – bukti yang terkait dengan pengeluaran dan penyetoran kembali;
    13. Memeriksa dan meneliti terhadap buku kas pengeluaran untuk mengetahui posisi kas anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD;
    14. Memeriksa dan meneliti terhadap laporan Pajak yaitu PPH pasal 21, PPH pasal 22, 23/26, PPH pasal 4, dan pajak kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
    15. Memeriksa dan meneliti terhadap buku pajak Sekretariat DPRD dan DPRD;
    16. Menginventarisir permasalah-permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai dengan bidang tugasnya;
    17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan;  

 5. Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokoler 


  • Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokoler mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat  Daerah  dalam ke humasyan dan keamanan, Informasi, Komunikasi dan pemberitaan serta penyelenggaraan Protokoler dan Dokumentasi. 

 

  • Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada poin (1), Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokoler mempunyai fungsi : 

    1. Mengkaji bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan ketentuan dan standar, penggelolaan informasi, komunikasi dan pemberitaan hubungan masyarakat / dan keamanan serta protokoler dan dokumentasi;
    2. Menyelenggarakan dan menata Humasy, Keamanan, Informasi, Komunikasi, Dokumentasi dan Pemberitaan serta pengelolaan perpustakaan dan penerimaan tamu sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
    3. Mengexpose kegiatan-kegiatan DPRD yang berkaitan dengan pelaksanaan Tugas pokok dan fungsi DPRD melalui Media Massa (Cetak maupun Elektronik) dan melalui Communication Centre;
    4. Menata tertib acara, perlengkapan dan keamanan pada setiap jalannya rapat yang dilaksanakan di Kantor DPRD Serdang Bedagai;
    5. Mendokumentasikan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD;
    6. Mengelola Perpustakaan SUAR dan Buletin DPRD;
    7. Pengelolaan Komunikasi Center Sekretariat DPRD guna memberikan pelayanan informasi public tentang pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD;
    8. Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan dan pengembangan dalam rangka  kegiatan pengumpulan informasi , pemberitaan, humasy dan keamanan, serta protokoler dan dokumentasi;
    9. Memberikan masukan  yang perlu kepada Sekretaris DPRD, sesuai bidang tugas dan fungsinya;
    10. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Sekretaris Dewan, sesuai standar yang ditetapkan. 

  •  Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokoler Mempunyai Tugas :   

    1. Menerima petunjuk / arahan sesuai disposisi atasan;
    2. Mendisposisikan surat kepada bawahan sesuai bidang  tugasnya;
    3. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan /data untuk menyusun dan menyempurnakan kebijakan dalam bidang hubungan masyarakat dan keamanan, informasi, komunikasi dan pemberitaan serta protokoler dan dokumentasi;
    4. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait, organisasi kewartawanan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas;
    5. Menyelenggarakan penyusunan Informasi,komunikasi dan Pemberitaan;
    6. Menyelenggarakan penyusunan Humasy dan ke amanan serta  protokoler dan dokumentasi;
    7. Memberikan tugas dan petunjuk kepada bawahan  untuk meningkatkan profesionalisme dan kelancaran pelaksanaan tugas;
    8. Mengumpulkan Informasi tentang kegiatan-kegiatan DPRD Serdang Bedagai.
    9. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah langkah yang yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku;</